Como otimizar processos em seu empreendimento

Ter o próprio negócio é o sonho de muitas pessoas. Mesmo em um cenário de crise, o número de indivíduos que abriu um novo empreendimento cresceu no Brasil, segundo dados da pesquisa Global Entrepreneurship Monitor (GEM).

 

De acordo com o Sebrae, o número de empreendedores entre 28 a 34 anos cresceu de 50% para 57%, ao lado dos jovens de 18 a 24 anos que representam 20,3% dos envolvidos com a criação de novos negócios.

 

O empreendedorismo por oportunidade foi o que mais se destacou nos últimos anos, com mais de 60% de negócios abertos. 

 

Quer dizer que o brasileiro está mais atento às tendências de mercado, investindo em empreendimentos de relativa taxa de sucesso.

 

Paralelamente a isso, a competitividade também aumentou. Hoje em dia, podemos encontrar várias empresas de um mesmo ramo de atuação, em um mercado cada vez mais concorrido e exigente.

 

Sendo assim, a chave para o sucesso não está no que investir, mas como investir e como se diferenciar perante à concorrência.

 

Quer dizer que os empreendedores precisam procurar, dia após dia, como melhorar, aprimorar e racionalizar cada uma das etapas envolvidas com o objetivo do negócio. 

 

Desse modo, é possível agregar valor à organização e conquistar o mercado. É aí que se encontra a chamada otimização de processos.

Otimização de processos: o que é e os principais benefícios

O propósito da otimização de processos é reduzir ou, até mesmo, eliminar o desperdício de recursos em um determinado negócio, incluindo o tempo, materiais e gastos desnecessários. 

 

Com isso, é possível melhorar consideravelmente a atuação da organização e diminuir a ocorrência de erros.

 

Por exemplo, é possível otimizar o processo no trabalho de uma escavação de piscina. Como?

 

Simples, ao invés de iniciar o serviço sem planejamento, com ausência de cálculos e com a compra de materiais futuramente dispensáveis, os resultados podem ser negativos, como um gasto maior e uma escavação mal executada, é possível planejar o passo a passo.

 

A otimização de processos visa, portanto, aprimorar a realização de atividades em um determinado empreendimento. Por conta disso, ela faz parte da gestão de melhorias de produtividade.

 

Sendo assim, todo e qualquer negócio pode se beneficiar da otimização de processos. Desde uma pequena corporação de paisagismo empresarial, até as grandes multinacionais.

Como aplicar a otimização de processos no seu empreendimento

A otimização de processos envolve uma série de técnicas e planejamentos que podem ser aplicadas em conjunto, tornando as atividades mais eficazes, ou separadamente.

 

Neste artigo, separamos algumas estratégias para otimizar processos em seu empreendimento e, assim, aprimorar a execução de atividades.

1 – Faça um mapeamento dos processos da empresa

O mapeamento consiste em uma análise aprofundada das tarefas realizadas dentro do empreendimento. 

 

Para isso, desenha-se um fluxo das atividades, sendo possível identificar em que etapa do trabalho há maior ocorrência de erros e onde é necessário implementar melhorias.

 

Por exemplo, em um negócio de locação de lavadora de piso, o mapeamento dos processos inclui desde a compra do maquinário para aluguel, até o fechamento do contrato de locação com o cliente. 

 

Sendo assim, todas as etapas de marketing, pré-venda, pós-venda, exigências contratuais, contato com fornecedores, entre outras atividades, devem ser mapeadas.

 

Para um mapeamento completo e identificação de possíveis erros, é preciso verificar:

 

• O objetivo central de cada processo;
• O resultado obtido e esperado em cada tarefa;
• Os funcionários e departamentos envolvidos na atividade;
• A maneira que a informação viaja entre as etapas.

 

Note que, a partir dessas observações, já é possível ter uma ideia dos erros que podem acontecer em cada processo

 

Por exemplo, em um serviço de pintura externa de prédios, se os colaboradores envolvidos não recebem a informação correta a respeito do tipo de tinta, a cor e o método de pintura envolvidos, provavelmente haverá erros durante a atividade.

 

No entanto, durante o mapeamento não repensamos nas melhorias, apenas consideramos a identificação de cada uma das etapas envolvidas.

2 – Planeje possíveis modificações dos processos

Ao identificar os erros, é o momento de planejar ações que podem otimizar o trabalho e modificar a maneira como o processo é executado, visando a melhoria.

 

Uma questão que influencia diretamente na produtividade é a execução de atividades que não têm um impacto realmente positivo no processo ou, até mesmo, tarefas repetitivas.

 

Por exemplo, em uma fabricante de materiais elétricos para condomínios, percebeu-se que há um deslocamento frequente de colaboradores em busca de novos insumos, o que aumenta o tempo de execução de tarefas.

 

No exemplo, é preciso repensar uma maneira de otimizar o tempo dos colaboradores, evitando o grande deslocamento, para que os esforços possam ser concentrados no aumento da produtividade.

 

Durante o planejamento, é necessário ter uma visão micro e macro do seu negócio. Isso porque cada detalhe é importante, desde a maneira em que um memorando é escrito, até a maneira como o cliente percebe a sua empresa.

 

Por isso, mesmo que o seu empreendimento seja voltado para trabalhos pesados, como serviços de demolição mecanizada, é preciso ter atenção como as informações são repassadas, até mesmo como um e-mail é enviado.

3 – Implemente as modificações de maneira segura

Implemente as modificações e elimine etapas dos processos somente após um planejamento detalhado. Afinal, a falta de estudo sobre as possíveis melhorias pode resultar em um efeito contrário e, com isso, o seu empreendimento sofrerá as consequências.

 

Durante a implementação, é fundamental que as mudanças sejam visualizadas por todos os indivíduos que integram os processos. Isso porque de nada vale um departamento passar por otimizações se nem todos os colaboradores estão cientes disso.

 

Por exemplo, ao gerenciar melhor o tempo para a fabricação de redes para quadras esportivas, em um empreendimento dedicado à confecção de artigos de esporte, todos os funcionários envolvidos no processo precisam ser devidamente treinados. 

 

Isso evitará novas falhas e insucesso na implementação, além de prevenir possíveis acidentes de trabalho ou quebras de equipamentos.

4 – Melhore os processos com automação de atividades

Uma das formas mais usadas para otimizar processos é o uso de tecnologias nas diversas atividades de um empreendimento. 

 

Além de facilitar a execução de tarefas, as máquinas e equipamentos são capazes de gerir melhor o tempo e entregar resultados mais confiáveis, já que, em muitos casos, elimina-se as falhas humanas.

 

Uma situação muito comum é, por exemplo, as tecnologias que substituem trabalhos manuais. 

 

A pintura estrutura metálica, no caso, ao invés de ser feita a mão pode ocorrer com o auxílio de uma ferramenta, que oferecerá maior cobertura para o objeto, além de um tempo menor de trabalho.

 

Outra método de automação muito empregado atualmente é o gerenciamento de processos online, com o uso de softwares altamente tecnológicos, capazes de organizar, distribuir e administrar informações em tempo real, com armazenamento em nuvem.

 

As possibilidades são infinitas, ainda mais em uma sociedade cada vez mais moderna e tecnológica. Sendo assim, é importante ficar atento às novas tendências em tecnologia da informação, para implementar mais melhorias no seu empreendimento.

5 – Mensure os resultados

Durante toda a otimização de processos, é preciso monitorar os resultados. Isso garantirá dados verificáveis sobre as modificações executadas e, desse modo, é possível perceber se as ações foram realmente positivas para a empresa.

 

Vale ressaltar que a otimização de processos é cíclica, isto é, ela não é realizada somente uma vez, mas ao longo de vários momentos da organização. Por isso, é importante embutir a cultura da otimização dos processos na sua empresa. 

 

Quando todos os envolvidos no negócio sabem que as mudanças ocorrem em prol de melhorias, os ganhos são inúmeros: os colaboradores são mais produtivos, os clientes mais satisfeitos e há maior possibilidade de lucros.

6 – Formalize novas modificações e inicie um novo ciclo de otimização

Após a análise dos dados e resultados, com um monitoramento eficaz dos processos otimizados, está na hora de fazer tudo novamente e perceber o que ainda necessita de melhorias.

 

Como dissemos, a otimização de processos é cíclica, portanto, não há como estacionar em apenas uma modificação.

 

Fora isso, tem o fato da tecnologia. Todos os dias, novas modernizações, softwares, equipamentos e máquinas surgem no mercado; e algum deles pode ser o que faltava para o seu empreendimento!

 

A formalização de novas modificações envolve desde o mapeamento e identificação de possíveis erros, passando pelo planejamento, implementação e automação dos processos.

 

Além dos melhores ganhos, a cultura da otimização é capaz de influenciar positivamente em como a empresa é reconhecida no mercado, ainda mais quando os resultados incluem a entrega de produtos e/ou serviços de alta qualidade.

 

Assim, com soluções mais acertadas, o trabalho pode estruturar-se a partir de métodos eficientes. Consequentemente, as chances de sucesso do seu empreendimento são significativas.

 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.