A importância da comunicação interna na sua empresa

A comunicação está em todos os lugares. Mesmo quando você está sozinho utilizando seu smartphone, é certo que algum site ou plataforma está tentando interagir com você. Quando se trata do mundo corporativo, não é diferente: a comunicação é um dos pontos principais da rotina de qualquer empresa. Quando não existe uma troca de informações dentro do local, o trabalho não flui, as dúvidas pairam no ar e os funcionários ficam confusos.

A comunicação interna, também chamada de endocomunicação, tem como objetivo melhorar o entrosamento entre os integrantes de uma equipe, de modo a motivar as pessoas e tornar a rotina de uma empresa mais eficiente e alinhada. Hoje, investir na qualidade da comunicação interna, tornou-se o combustível principal do foco e da produtividade, melhorando o ambiente empresarial como um todo.

Quais os erros de comunicação mais comuns?

Antes de entendermos com mais facilidade a importância de uma comunicação interna bem-feita, é preciso conhecer os principais erros da área, que geralmente são:

• Informar conteúdos de modo incompleto/confuso;
• Transmitir informações importantes com atraso;
• Realizar mudanças repentinas sem preparar a equipe;
• Não ouvir os feedbacks dos colaboradores, etc.

Vamos entendê-los melhor adiante.

A importância da coerência

O primeiro ponto se refere justamente a buscar o melhor modo de transmitir aos funcionários um conteúdo integral e sempre em conformidade com a função de cada um.

O contrário disso seria algo como dizer a um novo colaborador de uma indústria que, caso ocorra algum pequeno incêndio no local, seria preciso apagar o fogo; e depois colocar uma placa de sinalização de extintor na parede. Tudo bem até aqui.

Porém, se não houver instruções de como utilizar o equipamento, e se o cargo do funcionário não tiver relação com essa função, certamente ele ficará desamparado diante da situação real.

Por isso, é preciso explicar de maneira detalhada como determinada atividade deve ser feita. Para efeito de ilustração, seguindo a linha do exemplo acima, imagine se uma placa de sinalização de emergencia fosse fixada de ponta-cabeça.

Essa é a imagem perfeita de uma comunicação interna mal feita. Em um ambiente assim, os avisos sempre acabarão por não cumprir seu papel.

Precisando de algo “pra ontem”?

A expressão acima é bastante conhecida. Embora alguns setores não possam driblar a correria do dia a dia e certas demandas urgentes, não raro ela surge em ambientes onde não há um bom planejamento.

Pedir para que uma atividade que demanda tempo e dedicação esteja pronta em um prazo muito curto de tempo é, sem dúvida, correr grandes riscos de que ela não seja feita como deveria.

Por isso, é importante que uma empresa desenvolva um fluxo de trabalho coerente, disponibilize as ferramentas necessárias para sua execução e dê um prazo de confecção adequado a cada tipo de atividade.

Aqui, uma simples tabela impressa pode ajudar muito. Em casos mais complexos, há softwares voltados exclusivamente para agilizar o dia a dia corporativo.

Se a empresa trabalha com instalação de papel de parede para sala, por exemplo, e o funcionário que programa essas instalações esquece de avisar o profissional responsável sobre os horários de cada cliente, não seria adequado cumprir esse serviço que exige três horas de trabalho em metade do tempo.

Portanto, cada atividade demanda seu momento e sua ordem prática, e os colaboradores dependem de uma organização que coordene tudo isso.

Como e por que avisar antes?

Em uma outra situação, na qual um colaborador chega no ambiente de trabalho, entra em sua sala e se depara com outra pessoa ocupando a mesa, pode imaginar que tenha sido demitido sem ser comunicado.

Mas na verdade, o que ocorreu foi apenas uma mudança de salas, pois a empresa está redesenhando o layout daquele setor.

Esse tipo de situação poderia ocorrer sem problemas em uma sala comercial compartilhada, dada a natureza desse tipo de serviço. Mas se ocorre em um escritório comum, obviamente que a comunicação interna precisa informar.

Por isso, passar certas informações com a devida antecedência é uma das principais coisas que ajudam na organização da rotina corporativa.

A importância do diálogo aberto

Não ouvir o que seus funcionários têm a dizer pode trazer problemas tanto no curto quanto no médio e longo prazo.

Além disso, os feedbacks ajudam a melhorar a qualidade e a eficiência de um negócio. Muitas vezes, mudar um detalhe ou outro pode gerar benefícios para todos.

Por isso, é importante dar atenção às queixas e sugestões. O segredo aqui está em fazer reuniões francas, às vezes coletivas, às vezes individuais. As primeiras podem ser breves e objetivas, mas são essenciais.

Com o tempo todos irão se entrosar melhor e isso trará bons efeitos práticos, que muitas vezes seriam perdidos devido à falta de comunicação.

Ferramentas eficientes de comunicação

Para amenizar ou eliminar as situações ruins mencionadas acima, é importante investir em ferramentas eficientes de comunicação.

Algumas dessas ferramentas que podem tornar a rotina muito mais leve e agradável são:

• Um mural de recados;
• Disparar e-mails eficientes;
• Investir em eventos coletivos;
• Ter uma cultura corporativa clara, etc.

Adiante, iremos compreender um pouco melhor sobre cada uma delas.

Entendendo a prática mais a fundo

Muitas vezes, um simples mural de recados pode ser algo bastante eficiente.

Inclusive, vários comunicados breves podem ser fixados ao mesmo tempo. Por isso, indica-se que ele seja posicionado em locais de acesso comum.

Um e-mail também pode ser uma forma fácil e rápida de transmitir uma informação. Além disso, eles servem para formalizar comunicados mais importantes.

Eventos e treinamentos sempre oferecem conteúdos relacionados à gestão das pessoas e da empresa como um todo. Também assim, as palestras motivacionais ou de qualificação são grandes geradoras de engajamento.

A cultura corporativa, por sua vez, é talvez o mais importante. Ela é que determina os valores do trabalho de cada colaborador, o norte que vai guiar desde a recepcionista até os diretores.

Sem uma cultura corporativa boa e clara, cada um tende a fazer o que entende do modo como entende, e as pontas soltas começam a surgir, acumulando-se.

Quais as vantagens e benefícios principais?

A comunicação é o pano de fundo da rotina corporativa. Isso quer dizer que ela independe da atividade principal da empresa e do produto/serviço que ela comercializa.

Por exemplo, um buffet que, além da instalação de decoração e painel em tecido sublimado, trabalha com vários cardápios e garçons, erra gravemente em não ter um gerente. Afinal, sem o papel de um coordenador, os convidados correriam o risco de ser mal atendidos.

No caso das corporações e escritórios, é ainda mais complicado. Hoje, a comunicação interna tem como meta valorizar o trabalho de pessoas que, muitas vezes, passam mais tempo na empresa do que em suas próprias casas.

O importante aqui é entender que o capital humano é a ferramenta de maior valor de um negócio. Para tanto, seguem adiante três dos principais benefícios dessa conscientização.

1. O alinhamento dos valores

É inegável que funcionários felizes trabalham melhor.

Por isso, é sempre válido procurar entender as necessidades do ambiente empresarial e os sonhos das pessoas que compõem a equipe.

Além disso, é preciso traçar bons planos de carreira e aprender a sentir a dor de cada um dos colaboradores. Isso torna a equipe mais alinhada, focada nos valores corporativos e em entregar o melhor de si para trazer resultados excelentes.

Como são os profissionais valorizados que vestem a camisa da empresa, só a endocomunicação pode gerar esse alinhamento entre as partes.

2. Um ambiente acolhedor

Quando um novo funcionário chega ao ambiente de trabalho, ele precisa se adaptar.

Ora, essa costuma ser uma das maiores dificuldades dos novatos, que podem ficar confusos com os processos internos. Além disso, ele precisa enturmar-se e, junto, encontrar um método de trabalho que se alinhe ao já existente.

Em uma empresa onde a comunicação interna é bem trabalhada, isso ocorre de forma mais fraterna, fazendo com que o processo de adaptação seja rápido e tranquilo.

De fato, cada vez mais as empresas investem em estações de trabalho customizadas. O importante aqui é permitir ao funcionário que coloque em sua mesa fotos da família, pertences pessoais, algo como um relógio de parede personalizado, etc.

Tudo que o faça se sentir bem, sem comprometer o ambiente profissional, é válido.

3. Eficiência e produtividade

Um negócio eficiente produz mais, atende melhor e lucra mais.

Para isso, os gestores devem ter não apenas a capacidade de entender as necessidades da sua equipe, mas também de supri-las do jeito certo e na hora certa.

Tomemos o exemplo de uma clinica veterinária de grande porte. Certamente um líder terá de coordenar o trabalho do restante da equipe. Só assim os médicos, a recepcionista, o auxiliar, o motorista, e até o pessoal da limpeza estarão na mesma página.

Se isso não ocorre, e a mesma pessoa que recepciona os clientes conduz os animais à enfermaria, pode ocorrer um desencontro e alguém certamente ficará sem a devida atenção. Ou o pessoal da limpeza pode fazer alguma atividade no meio do salão no horário de pico.

Em outros casos, um bom gestor pode resolver um problema grave de fluxo de clientes e de recepção com um simples painel de senha digital, que vai agilizar o processo e melhorar a situação da empresa frente à clientela.

Por isso mesmo, investir em comunicação interna é um dos segredos para garantir que a empresa seja um modelo de sucesso no seu segmento e no mercado atual.